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  • Mo - Fr.: 7 - 22 Uhr
    Sa - So.: 9 - 18 Uhr
  • Mitarbeiter:

    5.000

    Reisende:

    200

    Reisevolumen pro Jahr:

    ca. €1.8m

    Abteilungen mit Reisen:

    Geschäftsführung / Vertrieb / Kundendienst

    Branche:

    Maschinenhersteller

    Herausforderungen

      • Ineffizienter Buchungsprozess zwischen Mitarbeiter, Buchenden und Reisebüro mit extrem hohem Koordinations- und Zeitaufwand
      • Hohe Buchungsgebühren
      • Mitarbeiter beschweren sich über schlechten Service und hohen Aufwand bei kurzfristigen Änderungen der Reise
      • Schwierige Abrechnung da Reisekosten nicht Kostenstellen zugeordnet werden können
      • Mitarbeiter verbringen viel Zeit bei der Reisekostenabrechnung da alle Belege manuell gesammelt und eingereicht werden müssen

    Lösung

      • Vertriebsmitarbeiter können selbstständig per Voya-Chat am Computer oder Smartphone ihre Reisen buchen
      • Die zentrale Reisestelle kann über die Web-Oberfläche Reisen für die Geschäftsführung und den Kundendienst anfragen und Buchen
      • Buchungen werden automatisch mit dem Voya-Account der Reisenden synchronisiert
      • Der Zeitaufwand für Anfrage und Buchung beschränkt sich auf weniger als eine Minute
      • Die Mitarbeiter geben bei jeder Buchung die Kostenstelle an, diese wird auf jeder Rechnung und auch in der Echtzeit-Übersicht angezeigt
      • Integration von Voya in ein neues digitales Expense Management Software

    Vorher:

    Das Unternehmen hatte mit einem extrem hohen Koordinationsaufwand zwischen Reisendem, Buchendem und Reisebüro zu kämpfen. Reisende haben ihre Anfrage immer an eine zentrale Stelle im Unternehmen gerichtet und diese hat die Anfrage an das Reisebüro weitergeleitet. Zwischen Anfrage des Reisenden und Angebot des Reisebüros dauerte es häufig zwischen 4 und 12 Stunden. Besonders bei den Vertriebsmitarbeitern, die häufig sehr kurzfristig buchen oder ihre Reispläne ändern führte dies zu einer hohen Frustration und sogar dazu, dass außerhalb des bestehenden Reisebüro-Vertrags auf Internetplattformen ohne Einhaltung von Reiserichtlinien und Buchhaltungsprozessen gebucht wurde.

    Nachher:

    Jeder Reisende hat mobil und im Webbrowser Zugriff auf den Chat und alle Reiseinformationen. Mitarbeiter aus dem Vertrieb buchen selbstständig und kommunizieren direkt mit Voya. Dadurch können Reisen innerhalb von Sekunden gebucht werden. Vorgesetzte können durch einen digitalen Freigabeprozess mit Push-Notifications Reisen der Vertriebsmitarbeiter sofort Freigeben. Die Assistenz der Geschäftsführung und die Buchende des Kundendienstes haben ein übersichtliches Tool in der alle Reisepläne angezeigt werden und per Chat Reisen innerhalb kürzester Zeit für andere gebucht werden können. Der Mitarbeiter für den gebucht wurde erhält automatisch den Reiseplan in die Voya-App.
    Die Buchhaltung arbeitet zur Reisekostenabrechnung mit einem digitalen Abrechnungstool, in welchem Voya automatisch alle Reisen anlegt und die Belege von Flug, Hotel, Mietwagen und Zug hochlädt.

    Ergebnis:

    Mit der Einführung von Voya im gesamten Unternehmen konnte der Reisebuchungsprozess komplett digitalisiert und effizienter gestaltet werden. Die Reisenden freuen sich über den schnellen, persönlichen Service und die Möglichkeit selbstständig buchen zu können, einen digitalen Reiseplan zu haben und sogar immer automatisch auf dem Lieblingsplatz eingecheckt zu werden. Die zentrale Buchungsstelle konnte den Zeitaufwand für Buchungen für Andere um 80% reduzieren und hat auch, wenn der Reisende selbstständig Änderungen vornimmt, durch das Echtzeit-Dashboard immer den vollen Überblick über den Status jeder Reise. Die Buchhaltung konnte durch automatisiertes Expense-Management und Zuordnung von Kostenstellen den Reisekostenabrechnungsaufwand um 40% reduzieren.

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    Rufen Sie uns an: Wir sind montags bis freitags von 9-21 Uhr unter +49 40 228 683 733  erreichbar. Oder füllen Sie unser Formular aus und wir melden uns bei Ihnen.

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