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  • Mo - Fr.: 7 - 22 Uhr
    Sa - So.: 9 - 18 Uhr
  • Mitarbeiter:

    35

    Wer Reist:

    Geschäftsführung / Sales

    Reisende / Monat:

    8-12

    Reisevolumen:

    €25k / Monat

    Kundengruppe:

    Start-up

    Das Unternehmen

    Suitepad – so klingt Gästemappe im 21. Jahrhundert. Mit nur einem Gerät haben es Tilmann Volk und Moritz von Petersdorff-Campen geschafft, die deutsche Gast- und Hotelkommunikation zu revolutionieren. Die Idee zur Zusammenführung von Telefon, Fernbedienung, Zeitungen und vielem mehr, wurde 2012 geboren und ist heute in Form eines zimmereigenen Tablets in zahlreichen Hotels europaweit aufzufinden. Hotelketten wie Althoff und Dorint und das Four Seasons Limassol in Zypern beispielsweise, haben sich für das kundenorientierte und gleichzeitig umsatzsteigernde Feature entschieden. Denn nicht nur die Raumsteuerung (Licht, Vorhänge, Klimaanlage) und Entertainment-Angebote (Zeitungen, Filme), sondern auch hoteleigene Serviceleistungen (Spa-Treatments, Room Service, Late Check-out etc.) werden durch das Tablet in einer einzigen Application gebündelt und übersichtlich dargestellt.

    Herausforderungen

      • Durch steigende Häufigkeit und Komplexität von Reisen brauchen Mitarbeiter deutlich mehr Zeit zur Reisebuchung
      • Hoher Koordinationsaufwand zwischen Reisenden (suchen Reise) und Team-Assistenz (Buchung)
      • Fehlende Übersicht über alle Geschäftsreisen und keine Transparenz über deren Kosten
      • Hoher Administrationsaufwand für die Buchhaltung, da Belege immer von den Reisenden angefordert werden müssen
      • Hohe Kreditkartengebühren, da Buchungen über die Kreditkarten der Geschäftsführer abgewickelt werden, oder Mitarbeiter private Kreditkarten benutzen

    Lösung mit Voya

      • Alle Mitarbeiter buchen ihre Reisen einfach per Chat
      • Mitarbeiter haben jederzeit die Möglichkeit per Chat Reisen umzubuchen oder zu stornieren
      • Das Management hat in Echtzeit den Überblick über alle gebuchten Reisen und den Status jeder Reise
      • Die Mitarbeiter buchen nur noch Richtlinienkonform
      • Die Buchhaltung bekommt alle Rechnungen und Belege direkt und gesammelt von Voya, inklusive der entsprechenden Kostenstellen
      • Die Abbuchung findet nur noch per SEPA-Lastschrift statt

    Vorher

    Durch starkes Wachstum, die steigende Vertriebsintensität und die Notwendigkeit von mehreren Vor-Ort-Terminen hintereinander ist die Komplexität der Reisen der Sales-Mitarbeiter deutlich gestiegen. Reisen wurden vor allem von den Mitarbeitern selber über Online-Buchungsportale gebucht. Dies führte dazu das Mitarbeiter sehr viel Zeit beim Vergleich verschiedener Angebote und der Suche nach der richtigen Option verbrachten und es auch kein Abstimmungsprozess über Reisekosten mit dem Management gab. Während der Reise musste die Teamassistenz oder der Reisende selber zeitraubende Umbuchungen oder Stornierungen bei den Fluggesellschaften vornehmen. Die Buchhaltung musste die verschiedenen Belege manuell von den Reisenden oder von Hotels und Fluggesellschaften anfordern und die privat ausgelegten Reisekosten einzeln rückerstatten.
    Das Management hatte nur begrenzten Überblick über die Reisen der Mitarbeiter und hatte keine Transparenz über die Reisekosten.

    Nachher

    Alle Mitarbeiter buchen über die Voya-Apps am Smartphone oder Computer per Chat. Eine Anfrage inklusive Buchung kann innerhalb von wenigen Sekunden getätigt werden. Falls ein Termin außerplanmäßig länger dauert und sich eine Reise verschiebt, kümmert sich auch hier Voya nach nur einer kurzen Textnachricht um alles Nötige. Durch die direkte Kommunikation zwischen Voya und dem Reisenden muss sich die Teamassistenz nicht mehr selber um die Buchung der Reisen kümmern. Die Buchhaltung erhält von Voya automatisch alle Rechnungen und Belege zu jeder Reise jedes Mitarbeiters. Durch das Hinterlegen von Reiserichtlinien für verschiedene Teams und einen digitalen Freigabeprozess an den Vorgesetzten, sollten keine richtlinienkonformen Optionen mehr verfügbar sein, wird stets sichergestellt, dass keine Reise ohne Wissen des Managements, außerhalb der Richtlinien gebucht wird.

    Tilmann Volk
    Geschäftsführer

    “Nicht nur reise ich jetzt mit dem beruhigenden Wissen, dass sich um die anschließende Reiseabrechnung gekümmert wird, sondern auch mit der Gewissheit, dass ich bei Bedarf sofort mit einem Experte verbunden bin, der mir Notfälle direkt abnimmt.”

    Das Resultat

    Durch die Zusammenarbeit mit Voya konnte Suitepad Kundengespräche in verschiedenen europäischen Ländern auch auch innerhalb Deutschlands besser koordinieren. Der Buchhaltungsaufwand, der allein für Geschäftsreisen anfiel, verschlankte sich enorm, da alle Prozesse rund um die Reisekostenabrechnung extern von Voya erledigt werden. Darüber hinaus veränderte sich das Erlebnis der Geschäftsreise an sich: Voyas 24/7 Service, der kurzfristige Anfragen zulässt und so ein Sicherheitsnetz um den Reisenden schafft, ist für viele Suitepad- Angestellte ein verlässlicher und wichtiger Begleiter geworden. Das Management hat mit Voya stets den Überblick über alle gebuchten Reisen, weiß jederzeit wo sich jeder Mitarbeiter aufhält und hat volle Transparenz über alle Reisekosten. Die Teamassistenz muss sich nicht mehr um aufwendige Reisebuchungen, sondern kann sich wieder um die wichtigen Dinge kümmern.

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